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　　按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價值，實現某種重要目標，而后者不能。

　　以下是四個象限的具體說明：

　　1、第一象限是重要又急迫的事。

　　舉例：諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。

　　這是考驗我們的經驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。

　　該象限的本質是缺乏有效的工作計劃導致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉變過來的，這也是傳統思維狀態下的管理者的通常狀況，就是“忙”。

　　2、第二象限是重要但不緊急的事。

　　案例：主要是與生活品質有關，包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等事項。

　　荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規劃、準備與預防措施，很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發揮個人領導力的領域。

　　這更是傳統低效管理者與高效卓越管理者的重要區別標志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。

　　3、第三象限是緊急但不重要的事。

　　舉例：電話、會議、突來訪客都屬于這一類。

　　表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。

　　4、第四象限屬于不緊急也不重要的事。

　　舉例：閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。世界經理人管家

　　簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發現其實是很空虛的。

　　時間就是金錢，時間就是生命，也是最容易被浪費的資源。作為一名中層管理者總覺得時間不夠用，整天被一些瑣碎的事情纏身，一天下來卻是該做的沒做。究其原因，應是沒有能對時間進行有效的管理。要成為一名高效的管理者，就應是對時間有科學有效的管理。高效管理者的時間管理并非是對時間這一資源進行管理，而是對管理者自身進行管理，通過提高管理者的時間使用效率，減少浪費，從而達到提高工作效率的目標。

　　通過學習使我了解到時間管理的意義、重要性和對管理者自身進行管理的一些基本方法。

　　1.掌握工作的關鍵。高效不同層次的管理者盡管工作任務和工作責任不盡相同，但管理活動卻是一致的，可簡單歸結為三個掌握，即掌握關鍵工作，掌握關鍵人物，掌握關鍵活動。高效發展目標能否實現的重點不在于每個環節、每個步驟，而在于制約性因素。制約性因素往往體現在關鍵工作，關鍵人物和關鍵活動上，抓住了這三個關鍵，高效管理者也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在于能夠揚其長而避其短。高效管理者無論職位、社會地位、學術水平高低，都是普通勞動者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了關鍵也就抓住了時間管理的要訣。具體地說，出現重要而且緊急的事情時，高效管理者應首先進行處理，但要避免成為工作常規，應保證高效管理者的大部分時間花在重要而不緊急的事情上。高效管理者專注于處理重要的事情說明抓住了影響整個部門乃至整個高效的工作全局，主要精力放在不緊急的事情上則意味著未雨綢繆，防患于未然。

　　2.簡化工作程序。工作流程越簡化，越不容易出問題，執行部門及人員在工作過程中會越加細致，執行效果越好。同時，簡化程序有利于解決高效中出現的“文山會海”現象，不該發的文不發，不該開的會不開，提高行文和會議效率，降低管理成本。就開會而言，會前必須明確會議的目的，是分享信息、辯論還是決策，決策性的會議材料應該在會前幾天分發參會者，讓參會者能盡早熟悉會議內容并有足夠的考慮時間，以提高決策的質量和速度，避免會議流于形式，避免將會議時間浪費在泛泛而談上卻做不出任何科學決策。

　　3.合理安排工作時間。應該做好每天、每周、每月以及每年的工作計劃，列出每一時間單位內應該完成的工作，排出優先次序，突出重點并確認完成時間，并適當安排“不被干擾”的時間。高效管理者常常需要整塊的時間去思考一些重要決策或完成重要的任務，在進行這些任務的過程中，不能被外界打斷，否則重新進入深度思考與完全工作狀態往往需要更長的時間。高效管理者集中時間不受干擾地處理一些重大事項而把其他事情都推到一邊，可能會給本部門甚至整個企業帶來一些意想不到的麻煩，但如果能有足夠必要的時間，不受任何人任何事干擾地思考或者從事對整個部門甚至整個高效至關重要的工作，那么這些可能的麻煩將是微不足道的。

　　4.合理授權。任何一位高效管理者都不可能獨自完成本部門乃至整個高效的所有工作，也不可能獨自對所有的事情做出科學決策，因此將一些事情指派或授權給別人，讓其他人對工作進行分擔，是提高時間使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授權的事項，并授權于適當的人來決策和執行，會提高整個企業的工作效率。高效管理者的授權必須充分，同時必須重視監督和檢驗，保證被授權者的行為符合企業的整體利益。在授權過程中，管理者應避免出現把別人當成自己提高效率多做事的資源或者障礙、干擾者的傾向，否則可能會出現控制他人的欲望，傾向于讓被授權人按照要求做事，或者讓“他們”不要妨礙“我們”做事。從而使授權行為適得其反。在授權中必須要克服“辦事拖延”的鄙習，推行“限時辦事制”。辦事拖延是浪費時間的重要原因之一，實際工作中，工作任務的完成時間往往都會超出預期。因此，嚴格規定每一件事情的完成期限，并要求被授權者在限定時間內報告處理結果，授權效果會更為有效。

　　我想我必須把時間管理運用到人生中，工作、學習、生活等各個方面，讓我工作更有績效，使學習時間更充裕，把生活變得更豐富多彩。

　　時間管理意義一

　　改變你的想法

　　美國心理學之父威廉?詹姆士對時間行為學的研究發現這樣兩種對待時間管理意義的態度：“這件工作必須完成，但它實在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它。”

　　當你有了動機，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習慣，只需強迫自己現在就去做你所拖延的某件事。然后，從明早開始，每天都從你的to do list中選出最不想做的事情先做。

　　時間管理意義二

　　學會列清單

　　時間管理意義中要把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當你看到自己長長的list時，也會產生緊迫感。

　　時間管理意義三

　　遵循20比80定律

　　生活中肯定會有一些突發困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發現自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理thldl.org.cn并不理想。成功者花最多時間在做最重要，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。

　　時間管理意義四

　　安排“不被干擾”時間

　　每天至少要有半小時到一小時的“不被干擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，自己關在自己的空間里面思考或者工作。這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時候這一小時比你三天工作的效率還要好。

　　時間管理意義五

　　嚴格規定完成期限

　　巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所著的《巴金森法則》(Parkinson\'s Law)中，寫下這段話：“你有多少時間完成工作，工作就會自動變成需要那么多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。

　　時間管理意義六

　　做好時間日志

　　你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間，搭車花了多少時間，出去拜訪客戶花了多少時間……把每天花的時間一一記錄下來，你會清晰地發現浪費了哪些時間。這和記賬是一個道理。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。

　　時間管理意義七

　　理解時間管理意義大于金錢管理意義

　　一、時間管理是事業成功的關鍵

　　一個人、團隊能否在自己的事業生涯中取得成功，秘訣就在于搞好時間管理。所以在國外，早就出現了時間管理學，現在已經發展到了第四代。管好自己，就是最高的管理。美國托馬斯·愛迪生說過，世界上最重要的東西是"時間"。美國著名的管理大師杜拉克說道："不能管理時間，便什么也不能管理";"時間是世界上最短缺的資源，除非嚴加管理，否則就會一事無成"。

　　二、對付"十大時間竊賊"的妙招

　　管好時間，最重要的措施之一是大大減少你浪費掉的時間。時間管理學研究發現，人們的時間往往是被下述10大"時間竊賊"給偷走的：

　　1.找東西：據對美國200家大公司職員作的調查，公司職員每年都要把6周時間浪費在尋找亂放的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時間。對付這個"時間竊賊"，有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。

　　2.懶惰。對付這個"時間竊賊"的辦法是：

　　(1)　 使用日程安排薄

　　(2)　 在家居之外的地方工作

　　(3)　 及早開始

　　3.時斷時續。研究發現，造成公司職員浪費時間最多的是干活時斷時續的方式。因為重新工作時，這位職員需要花時間調整大腦活動及注意力，才能在停頓的地方接下去干。

　　4.一個人包打天下。提高效率的最大潛力，莫過于其他人的協助。你把工作委托給其他人，授權他們去干好，這樣每個人都是贏家。授權給別人，同時也要給他們完成任務所需要的條件。

　　5.偶發延誤這是最浪費時間的情況，要避免這種情況出現，唯一的辦法是預先安排工作。事前有準備，利用好偶發的延誤，你能把本來會失去的時間化為有用的時間。

　　6.惋惜不巳或白日作夢老是想著過去犯過的錯誤和失去的機會，唏噓不巳，又或者空想未來，這兩種心境都是極浪費時間的。

　　7.拖拖拉拉

　　這種人花許多時間思考要做的事，擔心這個擔心那個，找借口推遲行動，又為沒有完成任務而悔恨。在這段時間里，其實他們本來能完成任務而且應轉入下一個工作了。解決辦法有：

　　(1) 確定一項任務是否非做不可，是把可有可無的任務取消掉。

　　(2) 把任務委托給別人--你不喜歡做的某件事，也許別人喜歡做，這樣雙方都成了贏家。

　　(3) 弄清楚有什么好處，然后行動起來--如果你有個重大目標，那你就比較容易拿出干勁去完成有助于你達到目標的任務。

　　(4) 養成好習慣--許多人的拖沓已經成了習慣。對于這些人，這就必須重新訓練自己，用好習慣來取代拖沓的壞習慣。

　　8.對問題缺乏理解就匆忙行動

　　這種人與拖拉作風正好相反，他們在未獲得對一個問題的充分資訊之前就匆忙行動，以致往往需要推倒重來。這種人就必須培養自己的自制力。

　　9. 消極情緒

　　消極情緒使人失去干勁，工作效率下降。對人懷有戒心、妒忌、明爭暗斗、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。這就必須進行自我心理調適，培養積極心態。

　　10.分不清輕重緩急

　　即使是避免了上述大多數問題的人，如果不懂得分清輕重緩急，也達不到應有的效率。區分輕重緩急是時間管理中最關鍵的問題。所以，我們下面多花一點時間來解決這個問題。

　　三、區分輕重緩急是時間管理最關鍵的技巧

　　許多人在處理日常事務時，完全不考慮完成某個任務之后他們會得到什么好處。這些人以為每個任務都是一樣的，只要時間被工作填得滿滿的，他們就會很高興。或者，他們愿意做表面看來有趣的事情，而不理會不那么有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務和責任按重要性排隊。

　　時間管理技巧1.確定主次。

　　在確定每一天具體做什么之前，要問自己三個問題：

　　(1)我需要做什么?--明確那些非做不可，又必須自己親自做的事情。

　　(2)什么能給我最高回報?人們應該把時間和精力集中在能給自己最高回報的事情上，即所謂"揚己所長"。

　　(3)什么能給我們最大的滿足感?在能給自己帶來最高回報的事情中，優先安排能給自己帶來滿足感和快樂的事情。

　　時間管理技巧2.把重要事情擺在第一位。

　　根據輕重緩急開始行動根據事情的優先程度來安排先后順序的：

　　(1) 每天開始都有一張優先表

　　在時間管理學上有一個"優先矩陣"：可以用來幫助確定最需要做的事：

　　M　重要又緊迫

　　M　重要但不緊迫

　　M　不重要但緊迫

　　M　不重要又不緊迫

　　很顯然，應當按照"M、M、M、M"排工作，并且堅持不懈。

　　(2) 對于中、長期的工作，則把事情按先后順序寫下來，定個進度表，堅持不懈。

　　時間管理技巧3.持之以恒的實踐

　　除了上述十大"時間竊賊"之外，其他常見的"時間竊賊"還有：承諾太多，貪多不爛;喜歡開會，夸夸其談;門戶大開，迎來送往;家務繁雜、應酬過多等等。 下面是充分利用時間的一些技巧：

　　--做好協調，工作分流;

　　--在處理重要而耗時的事務中感到厭倦時，改而處理其他雜務，既可節省時間，又能轉換心情;

　　--不浪費零碎時間(利用零碎時間處理雜務，延后用餐時間以免擁擠等);

　　--采取比較簡單的生活方式，處理好工作與生活的矛盾。

　　--盡量減少不必要的對外應酬，必須應酬時設法節省應酬時間。

　　--充分運用上下班的搭車時間(如車上想問題、記筆記、聽磁帶等);

　　--設計好程序和圖表(有一套好的程序和圖表有助于大大提高效率);

　　--每天為第二天作計劃;

　　--每日下班前清理桌面;

　　--在案頭設一個標有"進"、"出"、"存"三檔的文件架;

　　--今日事今日畢，把"立即做"的工作一件件處理完;

　　--搞好會議管理，提高會議效率。

　　--遇事記筆記是一個很實用的節時技巧。

　　時間管理學強調，事實上，時間管理技巧是找出浪費時間的毛病與改進之道只是治標;唯有鍥而不舍、持之以恒的實踐才是治本。因此，我們必須將上述方法和技巧勤加練習，使之習慣成自然。

　　專心于一件事。

　　古書中最早的經典《尚書·大禹謨》中有關于精細化時間管理的論述：“人心惟危，道心惟微;惟精惟一，允執厥中。”這里的“惟一”說的是專心致志的意思，這也道出了時間管理的原則。曾國藩于此的心得是，“雖極忙，亦須了本日功課，不以昨日耽誤而今日補做，不以明日有事而今日預做”。

　　每一個時間段集中精力于一件事，是我們學習時間管理的首先需要注意的。我們需要利用“工作進度表”書面規定月、周、日的工作任務與目標，要在每個工作日之前為計劃中的工作做準備，并且盡量一次性處理完畢每份文件。在工作中，盡量回避干憂性電話、不速之客的來訪以及突然的約會。當非計劃的時間占用出現，為了有效處理更重要的事情時，我們必須學會說“不”。

　　把工作進行有效的分類。

　　美國通用汽車公司前總裁斯隆遵照德魯克的建議，詳細記錄了自己兩周的時間分配，有1/3是不需要的或者是不需要他親自出馬的，由此自己忙碌的事減少了15%。

　　時間管理上，常常用4象限圖做工作分類。比如按重要和緊急兩個維度可以分成以下4類：重要而緊急的、重要而不緊急的、不重要而緊急的、不重要也不緊急的。比如按是否親自做和是否需要匯報檢查兩個維度可以分成以下4類：親自做且必須向領導匯報的工作，約占10%;親自做但不一定向領導匯報的工作， 約占20%;可以交給別人做但要親自檢查的工作，約占30%;可以交給別人做而且可以交給別人去檢查的工作，約占40%。

　　很多成功者都實行“6點優先工作制”，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分別從1到6標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為1的事情，完成后再全力以赴做標號為2的事，依此類推。一般認為，一個人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。

　　正如切斯特爾頓所說：所有的人都是平凡的，有些人因知道了這一點而成了非凡的人。

　　提高第一次做對的概率。

　　曾國藩在《與弟書》中說：“窮通由天作主，予奪由人作主，業之精不精則由我作主，然吾未見業果精而終不得食者也”。說的是做事要做到位。孔子的語錄中也有記載：“為命，裨諶草創之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產潤色之”。一份文件，起草、討論、修改、潤色層層把關，避免出錯。

　　我們很多同志并非沒有工作熱情，而是做事急急忙忙，草率了之，經常出現反復、重頭再來，這樣的時間效率反而更低了。

　　學會“間作套種”。

　　“間作套種”是農業上常用的一種科學種田的方法。改變工作內容就會產生新的興奮灶，人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放松。據說馬克思研究經濟學時，累了就演算數學題，以緩解疲勞，馬克思竟然因此而在微積分領域有所成就。

　　這里推薦一種“莫特休息法”，詹姆斯·莫法特是《圣經·新約》的翻譯者，他的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌繼續工作。

　　有一段祈禱詞是頗有助于時間管理的：“希望上帝能給我智慧，去分辨出什么能改變什么不能改變;希望上帝能給我健全的心態，讓我能夠接納我不能改變的事情;希望上帝能給我勇氣，讓我去改變可以改變的事情”。人們常常為自己解決不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而為，這樣往往會浪費時間。

　　當然，時間管理是個不小的題目，還有很多方法可以討論，比如凡是可以交派下屬去做的就授權和交派下去、按照生理節奏變動規律曲線圖來安排工作、日程表留有回旋余地以便應對突發事件等。

　　1.變得健康。我過去跑過馬拉松。我的兒子曾經跟我商量過一起參加倫敦馬拉松賽，但我可能不會再去參加了。我們兩個人都很忙，而且不管他怎么想，我都不愿意讓自己的身體再經受一次那樣的折磨了。我真正想做的就是每周跑步四次，每次跑五公里。這就是SMART。

　　2.謀生/寫作/《游歷》。這個目標具體來說，就是寫成初稿100 000字的小說，并在6個月之內完成。

　　3.項目管理培訓和咨詢——維護現有客戶。這一項里我的目標是，在今年開展100天的培訓和咨詢。

　　4.項目管理培訓和咨詢——拓展新業務。在這一項里我的目標是，在今年的12個月內，每月獲得25 000歐元的銷售收入。

　　5.使公司收入增加50%(在本個財政年度內)。

　　6.學習演奏一種樂器。現在我必須承認，當我在寫作這本書的時候，這個特定目標并不那么SMART。比如，我還沒有確定我想學習演奏的到底是什么樂器，但是現在，我已經讓這個目標變得SMART了，因為它變為：在今年年底前決定學習哪種樂器，并且購買那種樂器。這下子終于SMART了!(這可能也算不上什么，這個目標在變得SMART之前幾乎沒有任何進展。然而現在至少我有了目標來朝著它前進，這只是讓目標變得SMART 的好處之一)。現在你來列出你自己的清單。首先你需要把所有的事情都清理出來，寫在紙上。你可以采用以下步驟作為提示，或者作為核對表，來幫助你把所有事情都想到。

　　1.從你自己開始，寫下此時所有對你來說很重要的事情。你必須做的事情;討厭做卻無論如何也必須做的事情;喜歡做的、想要做得更多的事情;內心深處真正想要做的事。你有什么興趣愛好或者你喜歡做什么?有什么事情是你一直都想做但是一直都沒有找到時間做的?這一年里你有什么具體的事情要做嗎?

　　2.現在做一些延伸。你的家庭生活如何，你的近親，然后你的遠親呢?寫下任何進入你腦海里的東西。

　　3.下一步，你的工作如何?對此需要做些什么事?把這些事項加入你的清單。

　　4.如果想得到更多的提示，你可以迅速瀏覽一遍本書第五部分的案例學習，如果想起其他任何事情，把它們也添加到你的清單里。

　　5.你的清單初稿就完成了。

　　開始行動吧!寫下你的清單初稿。

　　你的清單是動態的

　　你的清單并非永遠固定不變，它是動態的，可以進行調整變化。比如，當我簽下合同寫這本書的時候，我就改動了清單。我當時在寫一本名為《游歷》的小說，現在我必須暫時停止那本小說的寫作，把精力放在本書的寫作上。所以現在我的清單看起來是下面這個樣子了：

　　加在《游歷》上的方括號表示現在它暫時不在優先順序清單中，也就是說這一事項沒有優先順序——在本書沒有完成之前，不會繼續《游歷》的寫作。所以，這個清單是可以改變的(可能你想知道我新添加進來的事項——寫這本書，是不是也符合SMART標準，其實它是符合SMART標準的。我必須在規定的時間前寫完讓出版商滿意的稿件)。