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教繁忙的人如何時間管理

教繁忙的人如何時間管理日期：10-27 2014 時間管理 2014:641次

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你的生活總是很繁忙，這一點我確信。但是假期的到來似乎又為每個人的日程安排增加了更多的瘋狂和忙碌。你要和家人，朋友以及同事舉辦圣誕聚會，購買禮物，做裝飾，看圣誕表演，聽頌歌和圣誕鈴聲，鏟雪（除非你和我一樣住在關島），制作甜點，烤火雞，以及其他的事情。

　　這些就足以讓你想要放棄這個假期了！

　　但這也并不是無法改變的。我整理了一些我自己喜歡的節約時間的小方法—我在日常生活中使用這些方法，發現他們的時間管理可以使你的工作更有效率，讓你的日程安排更加輕松自由。如果你是一個忙碌的人（在現在這樣的日子里誰又不是呢？），這些如何節約時間的方法對你也許有用。

　　為什么要使用這些小貼士呢？首先，者可以讓你在繁忙的時刻仍然能保持冷靜—當我們的日程被排滿時我們會感覺到很大的壓力。其次，同樣重要的是，為那些你認為最重要的事情安排出時間。對我來說，這些最重要的事情就是我的家庭，寫作，以及鍛煉。對你來說，你也許會有其他一些你想要安排出時間來做的事情。下面如何節約時間的做法。

　　如何節約時間1.工作小貼士

　　大部分人時間管理都將大部分時間用于工作，所以我們就從工作開始談。如果你有一個很長的“要做事項”的清單—或者更糟的，你根本沒有“要做事項”清單—下面是你可以做的：

　　1.少做。長期讀者都知道，這是我最喜歡的效率貼士—簡化日程安排：做更少的事，但更集中于重要的事情。這會大大提高你工作時間的效率，減少所需的工作時間。對于那些你沒有做的任務怎么辦呢？請看下面更多關于它們的建議。

　　2.委派。如果一項任務需要完成，但不是你最重要的任務之一，而且可以由其他人來完成，就把它委派出去。如果你找到其他同樣可以完成任務，甚至比你做的更好的人，并把這樣的任務委派出去，你有時甚至可以剪除一半你的“要做事項”清單里的任務。

　　3.工作時間設限（或者調整工作時間）。如果你每天工作超過8個小時，就為自己設定一個8小時的工作時限。這會使你強迫自己在這個時限內集中于做必須要完成的任務。如果你每天的工作時間就是8小時，試試把工作時間限制在6個小時。你會發現，你必須要優先排序，更有效率地工作，并且盡量少浪費時間，只有這樣你才能在這個6小時的時限內完成工作。我自己則是在大部分日子里只給自己安排4到5個小時的工作時間。如果你不能減少工作時間怎么辦呢（也許你被要求每天必須工作一定的時間）？那么，看看你是否能把你的工作時間稍微提前或滯后于大眾的工作時間。這樣，你就可以不在交通繁忙時刻乘車，這將會減少你用于交通時間；或者你就可以在幾乎沒人的辦公室里工作了，并且你絕對可以做更多的工作。

　　4.最重要的事最先完成。選出2，3件你需要或者想要在今天完成的事項，首先完成這些事情。在其他的日子里你也許想要把這些重要的事情往后推（也許你根本就不會完成它們），但是如果你先做完這些事情，那么今天剩下的時間你就會非常得從容自如。事實上，在你完成了最重要的事情后，你這一天的工作就算是圓滿了。如果你有這種自由，你甚至可以說你的一天已經完了，因為剩下的工作可以留到明天再做。

　　5.要求你的老板為你再優先排序。如果你無法控制你的日程安排或者“要做事項”，和你的老板談談。告訴老板你想要讓你的工作時間更有效率，但是你今天只有時間作x件事...因此，要他幫你把這些要做的事情挑選一下。告訴他如果你嘗試把所有的事情都在今天完成，你會變得沒有效率，而且也許沒辦法做完那么多事情或者無法更好地完成工作。事實上這個優先排序本來是要你自己來做的（參照第一個建議）如果你有這個自由的話。

6.批量處理。不要讓你的工作日不時被那些纏在一起的小任務所打斷。把相同的任務歸為一組，并且一次將他們解決。例如，不要一整天都去回復郵件，將他們打包，并且每天花一次時間（或兩次）來處理所有的郵件。一次完成所有的文書工作。批量處理所有的電話。一次做完所有的跑腿事情。這種對工作的分組可以節省很多時間，讓你可以更好地把精力集中于處理重要的事情。

　　7.專心于一件事情，并把它做完。不要在同一時間處理好幾個事情，留出一整塊時間來只做一件事情，直到完成。對我來說，這通常意味著留出半天或一天的時間（我會嘗試把我的項目分成可管理的幾塊）來完成一個任務，并且如果可能的話盡量做完它。通常這也表示需要事前準備好所有必須的資源和信息，這樣你才不必再次搜尋它們，或者當你準備好要真正工作時還要在這些事情上等待。這也同樣表示需要明確我的日程安排，這樣我可以把其他工作事先就做好，而不再為這段時間安排其他的什么事情了。之后，你需要做的就是專心的只做這一件事情，并努力把它做完。這通常就是做事最有效率的方法。

　　8.避免會議。并不是所有的會議都是在浪費時間，但是確實有許多會議是這樣子的。如果你花費大量的時間參加會議，但是更愿意用這些時間來做實際的工作，而不是來聽其他人談論一些他們原本可以給你發一封郵件就能搞定的事情時，試試看能不能避免這樣的會議。這樣你可以做更多的事情。更多

　　9.避免工作中的長時間交談。我們通常都會有和同事之間長時間的沒有任何生產力的談話—這樣的閑談通常是無關緊要或者與工作無關的。有時可能是長時間的電話粥。盡管我喜歡和坐在我旁邊的那個同事交談，就像我喜歡和其他人交談一樣—這對保持良好的同事關系和朋友關系很重要——但是事實上你可以把這個時間用在做其他事情上。我個人更愿意完成工作，然后回家和家人在一起。所以我盡量把精力集中在工作上，盡量不做過多的閑談，盡管我需要不時的做出例外。

　　10.學會說不。如果你想要你的日程表更簡，這一點相當關鍵。我們每天都會接到許多的請求，并且所有這些請求都需要占用我們的時間。如果我們對這些請求總是同意，我們就放棄了我們的時間，并選擇為而要其他人作一些事情。但是如果這些請求并不符合我們的優先排序，那么我們通常就會心有余而力不足了。所以學會說不。通常這回讓你覺得不舒服，因為我們害怕這意味著我們讓其他人失望了。但是還是要學會告訴人們你現在沒有時間來做他們要求的事情，并且通常他們會理解的。

　　如何節約時間2.節省時間的電腦貼士

　　1.如果可能，斷開鏈接。這是我最喜歡的電腦貼士。當我確實想要集中于某項任務，確實想要完成一項任務是，我會從網絡上斷開連接。有時這意味著只是關閉我的瀏覽器，有時這意味著我還要斷開我的無線網絡，還有的時候我會拔掉電纜。不管你采用何種方式，斷開網絡連接是使事情做完的一個很好的方法。當然，你最終會想要重新連接網絡，但是當你斷開連接時你可以獲得整塊的時間來處理事務。這段時間是相當有效率的。

　　2.使用Quicksilver和AutoHotkey軟件。使用Mac的用戶可以使用Quicksilver，PC用戶則可以使用 學習方法指導 AutoHotkey。我自己是兩個都用，并且發現它們是使事情有效完成的不可缺少的工具。例如，我們經常需要訪問一些文檔，程序，文件夾，和網站—可以為這些設置一個一鍵訪問的熱鍵。你可能需要花一點點時間來學習如何進行設置（你可以使用Google來搜索相關指南），而且設置一個熱鍵可能需要幾分鐘的時間。但是，一旦設置好了，你就可以利用他們在瞬間處理事務了。而且你不單單可以使用這些熱鍵本身，你還可以把它們組合起來使用，比如，用來發送郵件的熱鍵，或者調整圖像大小的熱鍵，或者做其他事情的熱鍵—我自己設置了有一打左右經常使用的熱鍵。如果把每個月中它們為我節省的時間加總的話，可以說它們幫助我節省了很多的時間。

3.郵件的鍵盤快捷方式。同樣的，你的郵件程序基本上都會有鍵盤快捷鍵。如果你還沒有使用過這些快捷鍵的話，你應該學會使用它們。使用快捷方式來打開，發送，歸檔，搜索和操作郵件，你可以快速處理一堆的郵件。而且如果你為經常使用的文本或者簽名附件也添加快捷方式（通過使用Quickersilver或者 AutoHotkey軟件），你可以快速答復郵件，甚至比我消滅掉一堆奧利奧奶油夾心餅干還要快。

　　4.郵件過濾器。讓你的郵件程序幫你完成工作。我使用Gmail的郵件過濾器，但是像Outlook或者Mail.app這樣的程序，或者其他一些你可能有的程序，也都有同樣的過濾功能。學習使用它們來對你最常用的郵箱進行過濾設置。你也許注意到在某一段時間內你會持續收到許多某一特定類型的郵件。例如，我通常會收到一些和我的工作相關的統計報告和財務報告。但我會對它們設置標簽并且使用過濾器歸檔，這樣他們就不可能進入到我的收件箱了。之后如果需要的話我就可以在標簽（或文件夾）里來閱讀這些報告，瀏覽收件箱時卻不需要閱讀這些報告了。同時我也使用過濾器來自動刪除那些鏈接郵件和笑話郵件（我知道這樣的做法很無情，但是我很煩這些郵件），并且對來自Facebook，Twitter，Paypal和其他服務的通知進行歸檔。

　　5.限制使用IM，Twitter，論壇和其它社交途徑的時間。你可以花一整天時間和其他人聊天，或者使用Twitter，登陸網上論壇或其他社會媒介。盡管這些工具都有好的用處，但它們卻可能花掉你太多的時間如果你不對它們進行限制。為你自己設限—比方說每天在你的日程表上安排一個小時的時間來處理這些社會性事務。這樣，你會有更多的時間來做其他更重要的任務。

　　6.不要為存檔擔心。關于這一點我以前寫過一些文章，但是我現在不再那么相信存檔了。現在我所做的每一件事都是數字化的，不管是在網絡上還是在我自己電腦的硬盤驅動上。我從Gmail學習到，你可以把一些東西先存檔，并且之后可以毫不費力的搜索到它（過去兩年我一直都是這樣做的，并且搜索這些東西時不存在任何困難）。所以現在我對所有事情都這樣做，包括我硬盤驅動上的文檔，在GoogleDocs和Spreadsheets里的文件，和其他類型的網絡文檔。現在我的存檔時間幾乎減到接近于零—而我過去總是每一天都花費大量的時間存檔。
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　　如何節約時間3.家庭小貼士

　　1.保持事情有序。我喜歡有序的家庭和工作環境，不僅因為它們有更好的審美感覺，也因為：1）這幫助你專注于你正在做的事情而不被可視的雜亂分散注意力；2）更讓人寧靜和放松；3）節省時間。怎樣節省時間呢？有序的家庭環境和工作環境中可以更容易找到需要的東西，更容易清理和操作它們，并且減少了因為重新布置，歸類，查找和清除大量雜物所浪費的時間。更多

　　2.讓東西保持原位。同樣的，讓每一件東西都有自己的位置也可以節省時間。你家里也許很整潔，但是你也許也可能不知道每一樣東西應該放在哪。讓東西有屬于自己的位置，當你不使用它們的時候把他們放回原位。讓這成為你生活的一個重要的習慣—用完某物后防回原處。這可能會花費幾秒鐘的時間來這樣做，但卻節省了事后清理，尋找的時間（想想看你有多少次丟失東西并花費長時間努力搜尋的經歷？），并且讓事物更整潔有序。

　　3.教孩子自己整理。如果你是一個家長，你就會知道，當你有還沒長大滿地亂爬的小孩在一整天的每一分鐘里把一切弄得亂糟糟的時候，要保持一個整潔的家庭并不容易。讓你的孩子在很小的時候就養成玩耍之后整理他們身后的東西的習慣。比方說，他們拿出一桶積木，并且弄得滿地都是——這沒關系，但是當玩耍之后，幫助他們把所有的東西撿起來，放進桶里，再把桶放到它原來的位置。我小一點的幾個孩子在做這些清理工作的時候喜歡唱一首“整理，整理，每個人，每個地方”的歌。讓這變成一個好玩的游戲！我有6個孩子，這讓我們節省了大量原本需要花在在孩子身后整理東西的時間。

4.在前夜做好預備功課。不管你是單身還是有一個有很多小孩的家庭，每天早上對你來說可能都是一個相當匆忙的過程。相反，你可以在前夜將一切都準備好，并讓這變成你每晚都要做的日常工作，那你就可以更好得開始新的一天了。從技術上來說，這也許不會直接節省你的時間，但可以讓你在早上把更多的時間集中于做重要的事，而不會為了完成你的每日工作表而一路匆忙。

　　5.不要看太多的電視。我個人曾經浪費過整天的時間在看電視上，所以我知道電視是一個多么大的時間“空洞”。相反，限制你看電視的時間——也許是每天一小時看電視的時間——把你原本打算看電視的時間用來做更重要的事情——和你愛的人在一起，做鍛煉，或者寫你夢想著的小說。

　　6.計劃每周的菜單。如果你計劃出你一周中每一天要吃些什么東西（即使是午餐），你就可以節省大量的時間。首先，你可以去食品雜貨店一次購齊所有你需要的東西——事實上，如果你打算下周仍然重復你這一周的菜單，你可以一次做兩周的購物。第二，你可以事先準備好食物（參照第二項），更方便把食物打包成工作餐。第三，你每天晚上不再需要為該吃些什么而費神了——它就列在貼在冰箱上的菜單上面。

　　7.煮多點食物。我喜歡制作大批量的食物，如果你有一個大家庭這尤其有用。我會一次煮很多的辣椒粉，素食湯，意大利式實心面條，和其它的食物，并將吃剩下的食物當午餐或晚餐吃（有時這可以是好幾次午餐和晚餐）。

　　8.一次做所有的跑腿工作。這和上面工作部分的批量處理的道理是一樣的（這和前面的建議以及后面的建議是一致的）。把所有需要跑腿的工作項目列入你一周的跑腿工作清單中，并且在一天中專門做這事。計劃路線，以便能盡量少開車，并且快速做完這些事情。相比于做多趟跑腿工作，這個方法也可以節省大量時間。

　　9.在網上辦理銀行業務，并且一次做完。我喜歡每周甚至每兩周做一次這樣的銀行業務...我先將所有需要支付的賬單準備好（事實上，他們中的大部分已經設置成我通過銀行的賬單支付系統自動進行支付），然后再和網上的銀行報表對帳，支付賬單，檢查我的自動儲蓄轉帳，等等。

　　10.一次性大掃除。盡管我喜歡隨時整理來保持事物整潔，但總是會有清掃，擦拭，和清潔浴室這樣的事情要做。一次性大掃除來做所有這些事情將可以節省很多時間。我們全家的每個人會負責家里的不同部分，然后盡快一次性清理完畢。這樣的事情我們用30到45分鐘的時間就可以搞定，這樣一天中其他剩余的時間就可以放松了。哈哈！

　　11.l立即做鍛煉。如果你沒有很多的時間來做鍛煉但是又想保持體型，那你可以試試分組重力訓練。但是要讓鍛煉密集，盡量在固定的短時間內作更多的組次。例如，做引體向上，舉重，重力下蹲（每一種訓練分別做5個，10個和15個）...在十分鐘的時間里盡可能多做（如果覺得沒問題可以做20分鐘時間）。不同的鍛煉要找到自己合適的組次，或者你也可以在網上搜索一些方法來把不同的鍛煉綜合在一起挑戰一下自己。不要在一開始就做太密集的訓練——如果你還只是一個新手，就先嘗試少一點的組次，但不要做得太快。

　　12.制作一個大號日歷。我的家庭成員的日常事務都通過貼在冰箱上的一個大號日歷組織起來（我也刻意地與我們的大日歷保持一致，因為我喜歡這種大日歷）。所有的事情都會列在我們的日歷上：派對，會議，學校事件，足球比賽，音樂課，生日，志愿日，以及其它的事情。這就保證我們自己不會把個人的日程排得太擠，而且我們會盡量和各自的日程保持一致，那樣我們就不會錯過那些列在大日歷上的約定和事件了。這樣的大號日歷也節省了時間，因為我們不必再為了統一行動而查看各自不同的日程安排了。

　　13.請一位保姆或者和人交換著照顧嬰兒。如果你是一個沒有時間來做事情的家長，那么就雇傭一個保姆，這樣你就可以有時間來做事了。或者和其他人替換著照顧嬰兒。我的姐姐和我就是這樣做的，比如——我們替她照顧孩子一段時間，然后她再在另一段時間內替我們照顧小孩。這很好，因為我們有了更多的時間來做事情，而我們的孩子也可以在一塊玩。

　　14.考慮雇傭一個人。有時雇傭一個人來做事情可能更好，特別是如果你的時間比你支付給那個人的傭金更值錢。例如，如果我有一個很大的后院需要我花五個小時的時間來做保養（相當大的庭院），那我就可以選擇支付傭金雇個人來做，因為我可以在五個小時內通過工作賺更多的錢。其它一些你可以雇傭他人來做的事情是：其他家庭維持工程，洗車，跑腿或洗衣，報稅等...只要是你自己來做不是成本有效的事情。

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